Incentive / séminaires d’entreprise : toujours plus proches… et plus ludiques !

Incentive / séminaires d’entreprise : toujours plus proches… et plus ludiques !
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MICE. Sous cet acronyme (Meeting Incentive Convention Event) se cachent ce que l’on appelle plus traditionnellement les séminaires d’entreprise. Un marché en pleine évolution, bien que la motivation pour faire appel à cette “aide” reste la même pour les décideurs : «booster» les équipes, souvent confrontées à la stagnation des marchés ou encore à l’atonie de la consommation. Et les budgets consacrés aux multiples activités désormais proposées dans cet objectif ne semblent pas souffrir. Tour d’horizon…

Si, dans la plupart des entreprises, les budgets de fonctionnement ont été revus à la baisse dans beaucoup de domaines, l’incentive reste l’un des rares secteurs où les investissements des entreprises sont plutôt orientés à la hausse. C’est en tout cas ce que confirme l’étude “Global Meetings Forecast 2016”, réalisée par American Express Meetings & Events. Selon celle-ci, l’activité MICE a cru en Europe en 2016, tant sur le plan des dépenses que sur celui du nombre d’événements organisés par les entreprises. Une progression des dépenses de 1,8 %, qui constitue une bonne nouvelle après plusieurs années de baisses régulières. Pour la France, c’est encore mieux puisque les entreprises interrogées tablaient pour 2016 sur une hausse des budgets individuels de 3,3 %.

Cela dit, même si les cordons de la bourse se relâchent quelque peu, les entreprises ne vont pas pour autant abandonner les nouvelles pratiques en matière de MICE qui se sont installées ces dernières années. Ainsi, la durée moyenne, quel que soit le type d’événement concerné, devrait continuer de se réduire, d’au moins une journée. Entre 2015 et 2016, les réunions internes et de top management sont passées en moyenne de 3 à 1,6 jours et les événements commerciaux de 2,7 à 1,5 jours, pour ne citer que ces exemples. Et pour ce qui est des types d’événements plébiscités pour 2016, les incentive et les événements spéciaux sont clairement orientés à la hausse.

Rentabilité et efficacité

92 % des choix de séminaires sont faits en fonction du lieu dudit séminaire, contre 75 % pour le mode de transport et 68 % pour la satisfaction des participants lors d’un séminaire précédent.Autre tendance : les entreprises préfèrent désormais investir dans l’événement lui-même plutôt que dans les annexes, comme les coûts de transports. Les destinations lointaines et exotiques sont ainsi délaissées, à la fois pour des questions de coûts des déplacements, mais aussi de temps. La tendance pour une localisation des événements plus proche, notamment en France pour les entreprises françaises, devrait encore se renforcer. En parallèle, les entreprises veulent que ces événements aient davantage de sens et que leur portée aille bien au-delà des quelques jours pendant lesquels les équipes sont réunies.

En substance, si l’objectif général d’un séminaire reste de créer ou de renforcer la cohésion et le dynamisme d’un groupe, il faut que les effets s’en fassent ressentir tout au long de l’année. Et il en va de même pour les incentive à caractère commercial où le but est de renforcer les liens avec les partenaires de l’entreprise. L’événement doit «faire date» et être marquant par la qualité de son contenu. Cette originalité est d’autant plus importante que les événements professionnels ont désormais un retentissement plus fort au sein de l’entreprise, du fait notamment de l’émergence d’une nouvelle tendance : la digitalisation des manifestations.

“AUJOURD’HUI, LES ENTREPRISES PLÉBISCITENT À 85 % LES SÉMINAIRES ALORS QUE SEULEMENT 19 % D’ENTRE ELLES ONT PRIVILÉGIÉ LES CONGRÈS ET AUTRES CONVENTIONS.”
Une étude de Coach Omnium

Grâce aux réseaux sociaux, qu’ils soient personnels tels que Facebook ou Twitter, ou d’entreprise, comme un Intranet, il est possible de “faire vivre” l’événement avant et après. Avant que celui-ci ait lieu, on peut lancer des invitations, solliciter des idées ou encore donner les détails pratiques sur l’organisation. Après l’événement, les mêmes réseaux sociaux seront utiles pour partager des photos, des vidéos ou encore les avis des participants. La digitalisation permet de prolonger la portée de la manifestation et de la faire partager à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Bien entendu, le partage des moments vécus au cours d’un séminaire sera forcément plus fort lorsque le lieu choisi est original, voire même surprenant.

Enfin, pour en terminer avec les tendances, l’étude citée en préambule confirme que le meeting virtuel reste une pratique marginale en Europe et ne semble pas progresser. «Les séminaires par visioconférence ne sont pas forcément une solution efficace.» En matière d’incentive, le point central reste toujours la rencontre bien réelle des collaborateurs de l’entreprise, en dehors de leur cadre de travail, dans un esprit de partage et de convivialité, pour développer les relations humaines. Ce que confirme également une étude de Coach Omnium : «Aujourd’hui, les entreprises plébiscitent à 85 % les séminaires alors que seulement 19 % d’entre elles ont privilégié les congrès et autres conventions.»

La reprise

Si 2016 a marqué le redémarrage de ce secteur, et que 2017 devrait suivre sur cette lancée, il faut se rappeler que 2015 avait vu le budget global consacré à cette activité baisser significativement. 56,3 % des entreprises avaient en effet réalisé des économies dans ce domaine. Réduction de la durée, proximité entre les lieux accueillant les événements et les locaux des entreprises, diminution du nombre de participants contrebalancée par une légère hausse du budget par participant, baisse de la fréquence d’organisation d’événements étaient alors à l’ordre du jour. Si les budgets sont désormais revus à la hausse, quelques fondamentaux restent d’actualité : pour s’en convaincre, il suffit d’observer le top dix des destinations qui montre notamment que la proximité géographique entre le lieu de l’événement et les locaux de l’entreprise est désormais une priorité.

La destination France représente 80 % des projets. Quant aux 20 % des projets à l’international, ils se localisent principalement en zone Europe du Sud et Europe du Nord. Concernant les prestations les plus recherchées, les activités participatives (activité gastronomique et oenologique, activité sportive et sensation, activité de team building et incentive…) arrivent en tête, suivies des “packages séminaire” (hébergement + salle + restauration), des soirées avec animation, de la restauration (déjeuner, cocktail dînatoire, dîner assis…), et de l’animation (animation artistique : théâtre, peinture, sculpture, animation thématique, animation interactive et musicale…).

Côté voyages, si Londres et Paris restent les destinations européennes de prédilection pour l’organisation d’événements professionnels, Amsterdam gagne une place au détriment de Barcelone, reléguée au 8e rang. Bien qu’elle fasse toujours partie des villes les plus attractives d’Europe, Berlin chute de la 5e place au bas du classement. Nice et Rome ont quant à elles quitté le classement au profit de nouvelles destinations : Copenhague et Riga. Il convient de noter que le choix de ces destinations reste lié à l’enveloppe budgétaire accordée pour chaque événement pour 24 % des entreprises européennes interviewées. Le budget reste donc le premier critère de sélection dans le choix d’une destination, devant la localisation et les commodités liées à celle-ci.

Changement d’habitude

Selon une étude de mylodgevent.com, «le marché et les besoins se clarifient. Les entreprises, de manière générale, ont une vision claire de leurs événements et surtout des objectifs à atteindre». Les orientations relevées soulignent : des budgets légèrement revus à la hausse (entre 5 % et 8 %), une taille des événements toujours de 50 à 100 personnes (60 %), et une localisation France toujours plébiscitée (75 %). La durée des événements se stabilise pour les séminaires, de 1 jour à 1 jour et demi. Est également notée une augmentation forte des simples réunions, plus de 40 % en “short time” – moins de 2 heures – avec une recherche d’espace proche, accessible et “décalé” (gestion du temps et atmosphère “jeune” sont au menu !).
L’étude observe par ailleurs une augmentation des événements connexes : prise de recul en équipe et en petit comité, petits-déjeuners clients, networking… Les dépenses d’hébergement (36 %), de restauration/ collation (33 %) et de location de salles (31 %) restent assez équilibrées. Les lieux préférés pour les événements restent les salles de réunion ou sites appartenant à l’entreprise (52 %), suivi des hôtels (23 %), des centres de conférence (12 %), et des châteaux ou des lieux de caractère (7 %).

Pays de Savoie : un environnement porteur

En matière de séminaires ou de stages de formation, pourquoi ne pas profiter du décor exceptionnel qu’offrent Savoie et Haute-Savoie ? C’est en tout cas l’idée développée par Alpes Flaveurs, créée par Bernard Vissoud, en Savoie : «J’ai voulu mettre à profit mon savoir-faire d’oenologue et de guide de montagne – je crois être le seul en France à être diplômé dans ces deux secteurs à la fois – pour proposer une offre différente aux entreprises.» Au programme des sessions qu’il organise, des randonnées “confort”, «pour découvrir la faune et la flore avec le fil conducteur qu’est le vin». Les stagiaires découvrent ainsi la région, alors que des séances de travail peuvent aussi être organisées dans des salles de réunion réservées chez les vignerons du cru et que des ateliers d’oenologie et de dégustation complètent le tableau.

«Le vin reste évidemment synonyme de convivialité. C’est ce que j’ai voulu mettre en avant, mais en offrant une gamme de prestations à la carte : on peut ainsi organiser un hébergement en montagne, isolé, avec des points de vue magnifiques, toujours autour de la thématique du vin, ou encore des dégustations sur le lac d’Annecy, dans un bivouac confortable ou même en montgolfière… À chaque fois, le vin restera le moyen de découvrir l’histoire de la région, tout en permettant aux participants d’échanger, d’apprendre, de mieux se connaître et, bien sûr, de se faire plaisir.» Cette forme de retour aux sources motive également la 109 Academy, créée en Pays de Savoie par Éric Aujogue. Ancien fonctionnaire international à Interpol, où il s’occupait de la communication interne, ce passionné de civilisation, d’enseignement et d’environnement a souhaité proposer un concept innovant qu’il a créé à destination des décideurs : «“Walk, Learn, Detox”, soit marcher, apprendre et se ressourcer. Ce sont les bases fondamentales des stages que nous organisons», explique-t-il.

«Nous savons que l’exercice physique, et la marche en particulier, augmente les capacités cognitives des participants. Nous incluons donc cette pratique dans le processus pédagogique mis en oeuvre.» Les formations, mises en place sous forme d’ateliers et autres conférences, s’exercent donc toutes en plein air, à travers les Alpes, et tournent autour de quelques thèmes prioritaires : l’international, l’innovation, la stratégie d’influence – «les réseaux sont essentiels pour le développement» – ou encore l’humain et l’environnement. «Notre démarche est fondée sur le respect de la nature : nous faisons d’ailleurs partie du mouvement 1 % for the planet, en reversant 1 % de notre chiffre d’affaires à une association luttant pour la protection de la nature. Notre volonté est également de favoriser une sorte de retour aux sources, à l’essentiel, en favorisant une logique de performance basée sur l’humain et, bien sûr, encore une fois l’environnement.»

Chamonix, à la recherche du coupable…

Cours de cuisine, salles de réunion dans les arbres, bivouac… Les organisateurs d’incentive ne sont pas en manque d’imagination. Pour preuve, l’activité désormais proposée par l’hôtel-restaurant Le Refuge des Aiglons à Chamonix. «L’établissement est en phase de rénovation et nous avons cherché à asseoir son développement en attirant, en plus des particuliers, les entreprises qui souhaiteraient organiser un séminaire ou une réunion de leurs personnels autour d’un concept novateur», précise-t-on au sein de la direction. Propriétaire de six hôtels dans les Alpes – aux Ménuires, aux Arcs et à Chamonix –, le groupe Temmos a ainsi mis en place un jeu sur le principe des escape games (jeux d’évasion).

« UNE ENQUÊTE POLICIÈRE LUDIQUE ET CÉRÉBRALE. »
Nicolas Cailleux

Le scénario est le suivant : la réception d’un mystérieux courrier relance l’enquête sur la disparition d’une pierre précieuse d’une valeur inestimable à Chamonix. Une disparition qui avait à l’époque fait grand bruit, mais qui, faute d’indices, n’avait jamais pu être résolue. Une équipe d’enquêteurs est dépêchée sur place. Les enquêteurs, ce sont les joueurs/salariés réunis en groupe de quatre à cinq. Ils ont une heure pour résoudre une première énigme et s’échapper d’une pièce où ils sont enfermés. Ensuite, ils entrent dans un jeu grandeur nature qui se veut «ludique et cérébral », réalisé en collaboration avec des spécialistes d’escape games.

«Pour la première fois dans un hôtel, des éléments sont intégrés dans à la structure même, au mobilier et aux travaux de rénovation.» On évolue ainsi à la recherche d’indices, tout en résolvant des énigmes, pour découvrir le fameux trésor. «Adaptable jusqu’à 100 joueurs, ce jeu apparaît comme un véritable briseur de glace – le but principal – entre les participants, qui sont aussi appelés à faire montre de réflexion et d’imagination. Le jeu est présenté sous forme d’une vidéo, sur une tablette, qui est remise à chaque joueur. Sur cette même tablette, les joueurs découvriront au fil de la partie plans et indices pour résoudre l’énigme.»


Dossier réalisé par Cyril Bellinier

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